SCOPE CEREP -Management: Wie können Kunden sanft abgelehnt und Beziehungen aufrechterhalten.

"Ich möchte ein wenig hinzufügen ..." Das Problem mit der Welt, die das Projekt gebrochen hat.

Hast du jemals? Das Projekt geht gut wie geplant. Alles sieht rosa aus. Aber dann gab es einen Klang des Himmels (oder des Horrors?) Des Kunden lauter: "Nong, kann ich es ein bisschen reparieren?" Oder "Erinnere dich einfach nur daran. Ich möchte, dass diese Funktion auch nicht schwierig sein sollte?"

Diese Wörter sind der Beginn einer Katastrophe, die Arbeiter. Ob es sich um ein freiberufliches Agentur oder ein Softwareentwicklungsteam handelt, sind beide als "Scope Creep" (Sophop) oder "Keimung" bekannt. Es ist der Arbeitsumfang allmählich. Erweiterte kleine als die erste, die aus "ein wenig" zu einem "ein wenig mehr" wurde und schließlich zu einer "Elefantenarbeit" wurde, die sowohl das Budget als auch die Macht des Teams langsam zusammenbrach.

Wenn Sie auf dieses Problem stoßen, machen Sie sich keine Sorgen. Sie sind nicht allein und dieser Artikel ist das Licht am Ende des Tunnels, in dem wir in den Tiefen kommen, was dieser Zustand ist. Und das Wichtigste ist, wie wir eine Möglichkeit haben können, sie professionell zu verhindern und damit umzugehen. Damit das Projekt schön beendet und dennoch gute Beziehungen zu Kunden aufrechterhalten kann

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Das grafische Bild zeigt freiberuflich oder das Team sitzt vor dem Tempel. Mit vielen Richtungen Pfeile mit "More" -Meldung hinzufügen ", löschen Sie dies", "ein bisschen mehr" in einen kleinen Dämon, der sich in das Projekt einschaltet

Warum kann Scope Cree passieren? Trotz reden?

Viele Menschen mögen sich zunächst wundern, der Arbeitsumfang wurde eindeutig vereinbart. Warum können die Keimprobleme wieder auftreten? Aus echten Erfahrungen und Informationen von Experten wie Project Management Institute (PMI) wird festgestellt, dass der Hauptgrund normalerweise aus diesen Faktoren beruht:

• Der Umfang der Startarbeit ist unklar (mehrdeutige Umfangsdefinition): Dies ist die häufigste Wurzel. Die Vereinbarung mit dem Wort "Ich werde" oder "diesen Überblick" ohne Dokumente, in denen die Feature -Details angegeben sind, die Anzahl der Korrekturen oder das, was "ausschließt" im Ereignis ist, und die Interpretation verursacht, die nicht leicht übereinstimmt.
• Schlechte Kommunikation: Das Team versteht möglicherweise nicht die tatsächlichen Bedürfnisse der Kunden von Anfang an. Oder Kunden selbst verstehen möglicherweise keine technischen Einschränkungen, wodurch die Erwartungen beider Parteien nicht übereinstimmen
• Seien Sie rücksichtsvoll und haben Angst, Kunden zu verlieren: Besonders mit einer freiberuflichen oder kleinen Agentur, die Kunden ablehnt, ist leicht zu sagen, aber es ist schwer zu tun. Wir haben eher Angst, dass Kunden nicht glücklich und gekündigt sind. Er veranlasst ihn, die Bitte um einen kleinen Betrag zu befolgen, bis er schließlich zu einer großen Sache wird
• Kunden verstehen die Komplexität nicht: In der Ecke des Kunden mag die Anfrage "ein wenig", wie z. Aber in Wirklichkeit kann es andere Teile beeinflussen. Des Systems und nimmt mehr Zeit, um sich von Anfang an eine gute Entdeckungsphase überlegen
• Es gibt keinen Mangel an Änderungskontrollprozess: Wenn eine Anfrage zur Änderung oder Addierung vorliegt. Es gibt jedoch keinen offiziellen Prozess, um alles zu unterstützen, was Vignetten sein werden. Macht es unmöglich, die Situation zu kontrollieren

Das Verständnis dieser Ursachen ist der erste Kontrollpunkt, der uns hilft, zu planen, die Geschichte daran zu hindern, das nächste Projekt zu wiederholen.

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Infinigue -Bilder, die die 5 Hauptursachen des Umfangskriechens zusammenfassen, indem Icons in jedem Element verwendet wird, z. B. das Symbol für verschwommene Dokumente. (Das Zielfernrohr ist nicht klar), das Telefonsymbol, das gebrochen ist (Kommunikation), herzförmiges Symbol (Bewusstsein) usw.

Wenn die Arbeit kontinuierlich wachsen kann, wie wird sie sich auswirken?

Lassen Sie den Umfang das Projekt kontinuierlich beißen, ohne sich zu handeln, es scheint kurzfristig Seelenfrieden zu kaufen. Die langfristigen Auswirkungen sind jedoch sowohl für das Projekt, das Team als auch Ihr eigenes Unternehmen schwerwiegender als erwartet

• Budgetüberschreitungen: Jede "ein wenig", die hinzugefügt wird, bedeutet Zeit und Ressourcen, die mehr erfordern. Dies bedeutet, dass die Kosten des Projekts auch höher sind, wenn Sie nicht mehr berechnen, dass Ihre Gewinne abnehmen. Oder vielleicht bis zum Verlust
• In den toten Fristen geliefert: Wenn die Arbeit zunimmt, aber immer noch die gleiche verzögerte Lieferung ist, ist die Lieferung unvermeidlich. Dies beeinträchtigt die Zuverlässigkeit und kann das Geschäft des Kunden beschädigen
• Team Burnout: Um unter Druck härter zu arbeiten und die Arbeiten bei "Nicht im Plan" oft bearbeiten zu müssen, untergraben Sie eine gute Ermutigung, dass das Team erschöpft wird und die Qualität der Gesamtarbeit verringert
• Reduzierte Qualität: Um die Arbeit rechtzeitig abzuschließen, muss das Team möglicherweise eilen, bis keine Zeit ist, die Qualität der Arbeit (Qualitätssicherung) zu überprüfen, was zu Fehlern führt.
• Die Beziehung zum Kunden ist schlechter: Ist es seltsam? Obwohl wir versuchen, alles zu tun, wie der Kunde fragt, aber am Ende kann die Beziehung schlechter sein. Denn wenn sich das Projekt verzögert und das Budget eskalierte Kunden sind sowieso nicht glücklich. Wurde zu einem Problem aus guten Absichten. Gute Kommunikation ist der Schlüssel. Lesen Sie mehr über Kommunikationsrichtlinien mit Kunden, damit Agenturen ein gutes Verständnis miteinander schaffen können

Es ist zu erkennen, dass die Vernachlässigung des Umfangskriegers keine gute Lösung ist. Aber es ist eine Zeitbombe, die auf Ihr Projekt wartet.

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Bilder, die 4 negative Auswirkungen in einem Rahmen zeigen: 1) Kalender, der über die Linie 2 abgerissen wird. 3) Das Bild des Teams, das müde aussieht, ist erschöpft. 4) Das Qualitätsdiagramm des Abgrunds

Gibt es eine Lösung? Und wo soll es anfangen?

Die gute Nachricht ist Scope Creep. Es ist ein Problem, das verhindern und verwalten kann! Der Schlüssel ist proaktiv (proaktiv), anstatt darauf zu warten, das Problem zu lösen, wenn es geschah (reaktiv). Wir können die Lösung in 2 Hauptteile unterteilen: "Prävention" und "Handel".

Teil 1: Prävention (Prävention)

• 1. Definieren Sie den Arbeitsumfang so klar wie der detaillierte Arbeitsumfang - Sau:
• Dies ist das wichtigste Herz. Ihr Saudokument muss sehr detailliert sein. Geben Sie eindeutig an, dass "Was ist die Sache zu tun" und "Was ist das, was nicht tut", einschließlich der Häufigkeit der Korrektur, den Merkmalsdetails und erwarteten Ergebnissen (Fleveables), wird dies von Anfang an ein gegenseitiges Verständnis erzeugen. Laut den Experten des digitalen Projektmanagers
• 2. Es gibt einen Prozess des Änderungsanforderungen (Prozessanforderungsprozess):
• Erstellen Sie einen formellen Weg, wenn Kunden die Arbeit bearbeiten oder hinzufügen möchten, z. B. die Verwendung von "Anforderungsformular", mit dem Kunden die Details dessen angeben können, was sie wollen. Zusammen mit den Auswirkungen des Bewertungsteams rechtzeitig und zusätzliche Ausgaben senden Sie es an den Kunden zurück, um zu genehmigen, bevor Sie mit dem Job beginnen
• 3. Wertbasierter Preispreis:
• Anstatt den Preis gemäß den Arbeitszeiten zu berechnen, berücksichtigen Sie die wertorientierten Preisgestaltung , die sich auf Geschäftsergebnisse für Kunden konzentriert. Dies wird dazu beitragen, über den Arbeitsumfang und die zusätzlichen Ausgaben für den "Wert" zu sprechen, der zunimmt.

Teil 2: Reaktion - Bei Anfragen konfrontiert

• 1. Lerne leise abzulehnen (die Kunst, 'Nein' zu sagen):
• Ablehnung bedeutet nicht, dass wir nicht helfen wollen. Aber es ist, den Standard des Projekts beizubehalten, wie Sätze wie "Die Idee ist sehr gut! Aber da dieser Teil außerhalb des Zielfernrohrs liegt, der zuerst vereinbart wurde, möchte ich die Zeit und zusätzliche Kosten bewerten. Dann senden Sie als separates Angebot zum Betrachten" oder "bestätigt, um die aktuelle Frist nicht zu beeinflussen.
• 2. Kommunizieren Sie die Konsequenzen unkompliziert:
• Erklären Sie dem Kunden, zu verstehen, wie sich die Anfragen auf die Zeitachse und das Budget auswirken. Die Gesamtshow wird Kunden helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, ob sich die Anfrage zum Austausch lohnt oder nicht.
• 3. Machen Sie jedes Mal Dokumente:
• Unabhängig davon, was Sie auf dem Telefon oder der Sitzung einverstanden sind, sollte es eine E -Mail geben, um zusammenzufassen, was sich jedes Mal als Beweis an Kunden senden und zukünftige Missverständnisse verhindern soll.

Am besten starten Sie zu Ihrem Arbeitsprozess. Und bauen Sie ab dem nächsten Projekt "Protection Armor" aus

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2 Teile der Infografik -Bilder sind "Prävention" mit Schildsymbolen, Sau und Änderungsanforderung. Der zweite Teil ist das "Handling" mit einem Ohren des Telefons mit Wörtern, Grafiken, Effekten und Bestätigungsdokumenten.

Beispiele aus der realen Sache, die früher erfolgreich waren

Stellen Sie sich eine Agentur vor, die eine Website namens "Good Design Code" erstellt, die früher Kopfschmerzen hatte, und das Problem, die meisten Projekte nicht zu beenden, tendenziell um 30-50% verzögerter und die Gewinne viel geringer als bewertet sind. Das Team ging nicht in Feuer, weil er zurückgehen und reparieren musste. "Etwas kleines Ding", das ständig zugenommen hat

Probleme auftreten: Kunden sagen oft "Denken Sie daran und werden auch das bekommen" oder "Sehen Sie andere Websites wie diese. Können Sie uns auch dazu bringen?" Welches "Code -Design" wird aufgrund von Überlegungen oft vereinbart.

Wie man benutzt: Sie beschlossen, alle neuen Prozesse zu überarbeiten. Beginnend mit der "Entdeckungsphase", bevor das Projekt jedes Mal beginnt. Um die Bedürfnisse der Kunden tiefgreifend zu verstehen und das Dokument (SOW) (SOW) , das extrem detailliert ist, geben Sie jede Funktion auf jeder Seite an und geben Sie klar an, dass "das Design 2 -mal bearbeiten kann" und "andere Funktionen als diese zusätzliche Ausgaben entsprechend dem neuen Angebot haben".

Darüber hinaus erstellen sie einfach "Änderungsanforderungsformular" auf der Website, die Kunden ausfüllen können, wenn sie mehr benötigen. In der Form werden die anfänglichen Auswirkungen immer zurückgesandt, damit der Kunden zuerst genehmigen kann.

Ergebnisse: In den ersten 3 Monaten kann es einige Verletzungen geben. Danach begann der Kunde den Prozess zu verstehen und zu respektieren. Die Konversation änderte sich von "Darf ich hinzufügen" als "Wenn Sie möchten, dass diese Funktion mehr wie Schritte und Kosten hinzufügt?" Das Projekt beginnt pünktlich. Das Budget eskaliert nicht. Das Team kehrte zur Ermutigung zurück und vor allem ist die Beziehung zum Kunden besser, da alles transparent und systematisch ist. Jetzt kann "Codedesign" mehr Arbeit akzeptieren und einen deutlichen Gewinn erzielen. Dies ist die Kraft des Scope Creep Managements richtig.

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Vergleichsbilder des Agenten/nach "der Entwurfscode" an der Seite sind ein stressiges Team. Es gibt ein volles Poster. Das Nachher ist ein Bild eines Lächelns, das auf Whiteboard zeigt, das einen klaren Plan hat, und der Kunde hält die Hände mit Zufriedenheit.

Wenn Sie folgen möchten, was zu tun ist (Checkliste, die sofort verwendet werden kann)

Lesen Sie hier, wie Sie mit der Verwaltung des Scope Creep in Ihrer Organisation beginnen möchten, oder? Verwenden Sie diese Checkliste, um zu starten. Mach einzeln. Aber konsequent tun

1. [] Gehen Sie zurück, um Ihren alten Vertrag und Ihren alten Zitat zu lesen: Finden Sie eine Sicherheitsanfälligkeit, dass es irgendwo nicht klar ist? Welcher Teil gibt die Möglichkeit zu interpretieren? Machen Sie sich Notizen, um sich in der nächsten Ausgabe zu verbessern.
2. [] Erstellen Sie Ihren eigenen Arbeitsumfang (SOW) Vorlage: Entwurfsvorlage, Arbeit, Arbeit, Arbeit, vollständige Themen, einschließlich Objates, delivealelalelalles (gelieferte Ergebnisse), Annahmen (Annahmen), Ausschlüsse
3. [] Änderungsanforderung: Kein kompliziert kann mit einem einfachen Google -Formularformular beginnen, mit dem Kunden ausfüllen können, wenn sie Änderungen benötigen. Es ist wichtig, einen klaren Schritt zu haben, dass "wer" die Bewertung der Auswirkungen ist und "wer" zugelassen ist.
4. [] Bereiten Sie einen Profi vor, der das Skript verweigert: Denken Sie an und schreiben Sie die Sätze, mit denen Sie mit Kunden sprechen, wenn Sie zusätzliche Kosten ablehnen oder benachrichtigen. Durch die Vorbereitung werden Sie selbstbewusster und natürlicher sprechen, wie beispielsweise:
   • "Die Idee ist sehr gut. Damit unser Hauptprojekt wie geplant vorwärts gehen kann, möchte ich ein Angebot für diesen zusätzlichen Teil vornehmen."
   • "Ich verstehe, dass ich möchte, dass die Arbeit am besten herauskommt. Aber damit wir das Budget und die Zeit kontrollieren, muss diese Änderung möglicherweise in der Phase gehalten werden."
5. [] Diese Geschichte mit dem Team kommunizieren: Jeder im Team muss diesen neuen Prozess auch verstehen und nutzen. Um mit Kunden in die gleiche Richtung zu kommunizieren
6. [] In Anbetracht des Langzeitvertrags (Wartungs -SLA): Für bestimmte Arten von Arbeiten, wie die Website, ein monatlicher oder jährlicher Wartungsvertrag (SLA) bei der Verwaltung eines kleinen Änderungsantrags. Ohne jedes Mal ein neues Zitat treffen zu müssen

Die Veränderung erfordert Zeit und Geduld. Aber das Ergebnis lohnt sich auf jeden Fall

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Große Checkliste Bild auf dem Tablet -Bildschirm, wobei die Hand einer Person in jedem Element mit einem einfachen Symbol für das Verstehen in jedem Element tickt (z.

Fragen, die die Menschen neigen (und die Antworten klären)

Frage: Wenn wir ablehnen oder berechnen, werden mehr Kunden nicht wütend sein oder sehen, dass wir nicht nett sind? Antwort: Dieses Gefühl kann passieren. Das Wichtigste ist jedoch "Kommunikationsmethoden" und "Professionalität", ein vernünftiges Ablehnen und Vorschläge einer Lösung (z. B. ein zusätzliches Zitat, das Aufbewahren auf Facebook 2) nicht verantwortlich. Aber die Standards und Qualität des Projekts auf lange Sicht aufrechtzuerhalten, wird der Kunde den Wert dieses Fachmanns sehen, als alles zu "alles", was anfordert, aber das Projekt ist kaputt. Frage: Kleine Arbeit, nur 5-10 Minuten, müssen Sie mehr Geld machen? Antwort: Dies ist eine Angelegenheit, die Diskretion erfordert. Manchmal ist ein wenig Hilfe, eine gute Beziehung zu schaffen. Sie müssen jedoch klar festlegen, dass Ihre "Trennlinien" die Kriterien haben, dass "wenn es sich um einen Job handelt, der weniger als 15 Minuten dauert und sofort erledigt werden kann", wird es zu einem Service ", aber wenn Sie eine solche Anfrage häufig starten (z. B. 3-4 Mal pro Woche), ist dies das Signal, dass Sie den Änderungsanforderungsprozess verwenden müssen, damit Ihre Zeit Ihre Zeit wert ist. Frage: Was tun, wenn der Kunde nicht mehr bezahlt? Aber immer noch bestätigt, den angeforderten Job zu übernehmen? Antwort: Dies ist die schwierigste Situation. Aber Sie müssen sich an den Vertrag und den Umfang halten, der von Anfang an vereinbart wurde. Gehen Sie zurück zu Dokumenten und klären Sie höflich, dass das, was über die tatsächliche Vereinbarung hinaus angefordert wird. Wenn der Kunde steht, muss möglicherweise eine gemeinsame Lösung aushandeln, z. Oder im schlimmsten Fall muss möglicherweise in Betracht gezogen werden, das Projekt gemäß den Vertragsbedingungen zu beenden, was niemanden haben möchte, aber ein prägnanter Vertrag wird Ihnen helfen, Sie zu schützen. Frage: Welche Tools können dazu beitragen, diese Dinge zu verwalten? Antwort: Ja! Projektmanagement -Tools wie Asana, Trelllo, Jira oder Clickup können Ihnen helfen, eine Aufgabe zu erstellen, den Fortschritt zu befolgen und das Gesamtprojekt besser zu sehen. Erleichtert es einfach zu erklären, was das Team tut und wie die neue Arbeit zum aktuellen Plan hinzugefügt wird?

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Q & A Style Illustration mit einem großen Fragezeichen (?) Und einem großen Symbol (✓ ✓) sowie den Cartoon -Charakteren, die sich wundern, und Menschen, die nicken.

Zusammenfassung: Veränderung "Keimung" in "Wachstumschancen"

Beim Management von Scope Creep geht es nicht nur darum, Kunden abzulehnen. Aber die Professionalität in Ihrem Projektmanagement ist ein transparenter Prozess. Sowohl Sie als auch die Kunden sehen das gleiche Bild vom Anfang bis zum Ende

Der Schlüssel ist, sich von der "defensiven" Arbeit zum "proaktiven Plan" zu ändern. Investitionszeit-, Vertrags- und Umfangsdokument (SOW) zunächst präzise. Es mag wie eine langweilige und Arbeitsverschwendung erscheinen. Aber glauben Sie es, es spart auf lange Sicht Zeit, Budget und enorme Kraft Ihres Herzens.

Lassen Sie das Wort "Ich möchte ein wenig hinzufügen" nicht mehr Ihr Projekt und gute Absichten hinzufügen!

Es ist Zeit, die von uns bereitgestellte Checkliste zu verwenden, um zu versuchen, sich auf Ihr nächstes Projekt zu bewerben. Beginnen Sie mit kleinen Dingen, die sofort erledigt werden können, und Sie werden die Änderung auf jeden Fall sehen.

Wenn Sie nach einem Partner suchen, der diese Probleme versteht und einen systematischen Arbeitsprozess zum Erstellen digitaler Projekte hat. Egal, ob es sich um eine Website oder eine Entwicklung oder eine Entwicklung handelt, das Vision X Brain ist bereit, ohne Keimprobleme hervorragende Ergebnisse zu erzielen!

-Prompt für Illustrationen-

Inspirationsbild zeigt, wie Arbeiter den Kunden die Hand schütteln. Mit dem Hintergrund eines steigenden Diagramms und es gibt eine Schild -Ikone, um das Kriechen des Umfangs zu verhindern

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